Qué tienen en común las salas de chat y las oficinas de espacios abiertos?

October 16, 2020

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Chat

La persona moderna casi siempre tiene un teléfono inteligente conectado a Internet en su bolsillo, en el que instalan varias aplicaciones de mensajería para redes sociales. Las aplicaciones de chat han capturado a casi todos los segmentos de la población: Desde estudiantes de primer grado hasta jubilados, todos tienen al menos una app de mensajería. Adicionalmente, las salas de chat se han convertido en una parte importante de la cultura corporativa para la gran mayoría de empresas.

Nuestra empresa siempre ha trabajado en un esquema remoto híbrido: Una parte de la oficina está ubicada en una ciudad, otra parte está en otra, también hay sucursales en otros países. Por lo tanto, es extremadamente importante para nosotros que todo el equipo esté conectado y en la misma página. Incluso si mis colegas y yo nos sentamos en la misma oficina, a menudo nos comunicamos en chats para preservar el contexto para todos. Es por eso que los chats son muy buenos pues brindan apoyo contextual y comunicación interactiva instantánea.

En general, los chats son muy similares a las oficinas de espacios abiertos: Todos los colegas están juntos, todos pueden verse, escucharse, todo está en constante movimiento.

Pero este es también el principal problema de los chats. Al igual que el espacio abierto, este es un lugar muy ruidoso y a veces es imposible concentrarse y escuchar tus propios pensamientos.

Ahora la situación es tal que puedes pasar una jornada laboral completa simplemente respondiendo mensajes en chats, sin hacer ningún trabajo. El problema ahora no es cómo conectarse al chat y estar al tanto de lo que está sucediendo, sino cómo desconectarse del chat y no distraerse con los mensajes entrantes que llegan constantemente. En la oficina, es muy fácil entender cuándo es mejor no molestar a tus colegas. Pero en los chats, esto es imposible de ver, por lo que puede distraer fácilmente a una persona de alguna tarea importante enviando un mensaje de texto en el momento equivocado.

Entonces, Qué hacer al respecto? Cómo mantener los chats bajo control y no darles demasiada importancia y energía?

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Estos son los guías principales de nuestro equipo:

Dedicamos un chat independiente a cada tema para evitar confusiones.
Solo nos comunicamos en Mattermost. Sin aplicaciones de terceros, todos los chats deben estar en un solo lugar.
Si vemos que un colega no está en Mattermost, significa que ahora está ocupado, así que no lo molestaremos.
Todo lo relacionado con el trabajo se discute sólo en los chats. Si un problema laboral se discutió en mensajes privados, uno a uno, podemos asumir automáticamente que no hubo tal conversación. La correspondencia privada es una violación del significado mismo del chat. No podemos referirnos a lo que se discutió personalmente cuando llegó el momento de informar.
No utilizamos el chat como herramienta de gestión. Deben utilizarse otras aplicaciones para configurar tareas. El chat es solo para discusión.

Al mismo tiempo, los siguientes problemas siguen sin resolverse:

Es necesario asegurarse de que una persona ingrese al chat solo cuando realmente se le requiera cuando algo que le concierne directamente sucede en la conversación. Aún no está claro cómo lograrlo.
A día de hoy, no existe un solo chat que tenga un buen mecanismo para marcar canales o mensajes como importantes o, por el contrario, sin importancia.
No existe una cultura de comunicación generalmente aceptada en las salas de chat; por ejemplo, nosotros, dentro de nuestro equipo, todavía no podemos ponernos de acuerdo sobre si es necesario escribir “hola” en el chat o si es inapropiado o ridículo.
A menudo invitamos a nuestros clientes a chats, sin embargo, no existe una forma adecuada de integrar mensajerías con un CRM para de alguna manera descargar y registrar la información más importante después de comunicarse con el cliente.

Anteriormente, la tarea de cualquier equipo moderno era aprender a usar las salas de chat. Ahora el desafío es aprender a dejar de usarlos cuando sea necesario. Necesitamos poder trabajar durante varias horas sin distraernos con las notificaciones constantes, y este es un problema que los desarrolladores de chat y nosotros, como usuarios, aún tenemos que resolver.